Чим замінити 1С в Україні: простими словами про складний вибір

Чому український бізнес відмовляється від 1С?

Колись програма 1С була чимось на зразок «народної бухгалтерії» для українських підприємств. Її використовували всюди: у магазинах, на складах, в офісах, у великих і маленьких компаніях. Усе було звично, зрозуміло, доступно.

Але після 2014 року, а особливо після повномасштабного вторгнення у 2022-му, ставлення до програм російського походження різко змінилося. І це не просто про політику чи емоції. Це питання безпеки, оскільки ніхто не хоче, щоб дані українських підприємств залежали від софту, створеного в країні-агресорі. Тим паче, що такі програми можуть паралельно виконувати ще й шпигунські функції або завдавати шкоди «ворожому» для них комп’ютеру.

До того ж, з 2017 року в Україні діє офіційне державне рішення щодо заборони використання російських програм, включно з 1С. Тому використовувати її в наших сьогоднішніх реаліях не тільки небезпечно, але й незаконно.

Виходячи з цього, перед українським бізнесом постало логічне запитання:

Що робити далі? Як продовжувати вести облік, якщо звичну програму більше не можна використовувати?

Перехід на іншу програму – як складне зробити простим?

Багатьом здається: «Ну і що, видалив стару – встановив нову». Однак із бухгалтерськими та іншими спеціалізованими програмами для ведення фінансового або товарного обліку так не вийде. Це не месенджер і не застосунок для нотаток. Це серце компанії.

Програма веде облік:

• всіх доходів і витрат;
• руху товарів;
• податків;
• зарплат працівників;
• звітів перед податковою;
• залишків на складі;
• заборгованостей і авансів…

Усе це не можна просто взяти і забути. А роботу в новій програмі «почати з чистого аркуша». Усі ці дані необхідно правильно імпортувати, а це часто не проходить без проблем. Крім того, новий програмний комплекс повинен «розуміти» українські закони, звітні форми, і, бажано, не лякати бухгалтерів і підприємців незрозумілим інтерфейсом. Ну і, зрозуміло, стежити і відображати в обліку всі законодавчі нововведення і автоматично завантажувати з Мережі мінливі показники щодо інфляції, прожиткового мінімуму, мінімальної зарплати тощо.

Які варіанти є в українського бізнесу?

На щастя, за останні роки український ринок програмного забезпечення не лише не залишився осторонь, а почав активно розвиватися. З’явилися як нові українські продукти, так і поліпшені версії вже знайомих рішень.

Ось основні категорії програм, які зараз використовують в Україні.

✅ BAS – українська заміна 1С

Якщо коротко, то BAS – це майже як 1С, тільки українська, легальна і безпечна. Програма створювалася на схожому «движку», тому інтерфейс і логіка багато в чому знайомі. Але її розвивають і оновлюють українські розробники, які оперативно реагують на зміни в законодавстві.

BAS – це ціла лінійка програм (як і 1С Підприємство). Є версії оптимізовані для магазинів і невеликих фірм; складів і логістики і навіть для специфічних підприємств, таких як автозаправні комплекси.

Найпопулярніша універсальна версія – БАС бухгалтерія. Вона замінює 1С у малому та середньому бізнесі, допомагає вести облік, нараховувати податки, готувати звіти і подавати декларації до податкової та звіти до органів статистики.

Чому BAS є фаворитом?

1. Схожа на 1С – менше стресу при переході.
2. Працює за українськими законами.
3. Легко перенести дані зі старої програми.
4. Розробка ведеться в Україні.

☁️ Онлайн-сервіси для підприємців та малого бізнесу

Багатьох підприємців-початківців та власників малого бізнесу спіткає вибір: яку бухгалтерську програму використовувати? Такі складні системи, як 1С, дійсно потужні, але часто надлишкові для невеликих компаній. Навіщо переплачувати за функції, якими ви ніколи не користуватиметеся?

Для приватних підприємців (ФОПів), невеликих торговельних точок, фрілансерів або компаній з невеликою командою чудовим рішенням стають хмарні сервіси. Тобто програми, які працюють через інтернет. Вам не потрібно встановлювати щось на комп’ютер або наймати IT-фахівця, адже все працює «з коробки» прямо в браузері.

Серед популярних хмарних сервісів в Україні:

• iFin – один із найвідоміших сервісів для подання електронної звітності. Підходить для ФОПів і юросіб. Зручний у використанні, підтримує ЕЦП. Мінус – більше «заточений» під звітність, ніж під повноцінний бухгалтерський облік.
• SmartFin – простий сервіс для ведення обліку, розрахунку податків і формування звітності. Гарний для ФОПів на єдиному податку. Є мобільний застосунок. Мінус – менше можливостей для юросіб і складнішого обліку.
• Сота – хмарний сервіс від компанії M.E.Doc. Дозволяє працювати з електронною звітністю та обмінюватися документами з контрагентами. Перевага – інтеграція з M.E.Doc. Недолік – може здатися складним для початківців.
• Ua-Бухгалтерія – хмарна альтернатива класичним бухгалтерським програмам. Підходить для невеликих компаній і ФОПів. Є автоматизація розрахунків, підтримка ПРРО. Недолік – трохи застарілий інтерфейс.
• Оптима – більш універсальний онлайн-сервіс, підходить як для обліку, так і для звітності. Є різні тарифи, зокрема і для юросіб. Перевага – гнучкість. Недолік – деякі функції доступні тільки на дорогих тарифах.
• Інші сервіси – ринок розвивається, з’являються нові рішення. Під час вибору варто враховувати специфіку вашого бізнесу, систему оподаткування та готовність розбиратися в інтерфейсі.

Основні переваги хмарних сервісів:

• Нічого не потрібно встановлювати. Просто заходьте через браузер, як на звичайний сайт.
• Працюють на будь-якому пристрої. Ви можете вести облік з ноутбука, планшета або навіть із телефону.
• Автоматичні оновлення. Сервіси самі підлаштовуються під зміни в законах і нових формах звітності – вам не потрібно витрачати багато часу, щоб ретельно слідкувати за цим.
• Віддалений доступ. Працюйте з дому, з дачі або навіть у відпустці – все, що потрібно, це інтернет.
• Підтримка і простота. Більшість сервісів пропонують інструкції та чат із підтримкою, якщо щось незрозуміло.

Звичайно, є й певні обмеження:

• Функціонал спрощений. Ці сервіси розраховані на просту бухгалтерію, звітність і документообіг. Для великого бізнесу або специфічних завдань їх може бути недостатньо.
• Не підходять для складного обліку або виробництва. Наприклад, якщо у вас виробництво з безліччю складів, обладнання та ланцюжками поставок – краще дивитися в бік більш серйозних систем.
• Обмежені налаштування. Хмарні рішення не завжди можна «підігнати» під себе, як індивідуальну розробку.

Тим не менш, для малого бізнесу такі сервіси – це повноцінне, доступне і надійне рішення. Вони покривають усі базові потреби: ведення обліку, здача звітності, робота з податковою і генерація документів. А головне – економлять час і гроші. Якщо ви тільки починаєте бізнес або маєте невеликий штат, хмарний сервіс – це все, що потрібно, щоб почуватися впевнено.

🌍 Іноземні системи: SAP, Microsoft Dynamics та інші

Крім українських програм, на ринку є й потужні «всесвітні» рішення. Їх зазвичай використовують великі компанії, особливо ті, що працюють на міжнародному рівні. Ці системи вміють практично все: від бухгалтерії та складського обліку до прогнозування продажів і управління виробництвом.

• SAP Business One – німецька система, яка добре підходить для заводів, логістичних компаній та дистриб’юторів. Може автоматизувати майже всі процеси в бізнесі. Часто її обирають, коли потрібне управління закупівлями, виробництвом і складом.
• Microsoft Dynamics 365 – гнучке рішення від Microsoft, що легко вбудовується в інші продукти компанії (наприклад, Outlook або Excel). Підходить для компаній, які хочуть об’єднати продажі, фінанси та клієнтський сервіс в одній системі.
• Oracle NetSuite – хмарна система, популярна в міжнародних компаніях. Добре підходить для управлінського обліку, роботи з кількома філіями та валютами. Використовується, зокрема, мережами роздрібної торгівлі або експортно-імпортними фірмами.

Але у цих систем є свої особливості.

По перше, вони дорогі. Вартість ліцензій, впровадження та підтримки – це сотні тисяч гривень і вище. Такі витрати виправдані тільки для великого бізнесу.

По-друге, ці програми непрості в освоєнні. Щоб усе працювало як треба, потрібно не просто купити систему, а довго її налаштовувати, наймати консультантів, навчати персонал. Це може зайняти місяці, а іноді – навіть рік.

І по-третє, такі рішення не завжди «з коробки» знають українські закони і форму звітності. Часто доводиться допрацьовувати систему або підключати зовнішні модулі.

Тому такі програми зазвичай використовують міжнародні корпорації, заводи або великі торговельні мережі, де є досвід автоматизації та свої IT-відділи. Для малого бізнесу вони, як правило, надлишкові.

Як виглядає перехід з 1С на нову програму?

Якщо спростити – це як переїзд у новий офіс. 🙂 Потрібно:

1. зібрати всі свої речі (дані),
2. перевезти їх (перенести до нової програми),
3. облаштуватися (налаштувати процеси),
4. звикнути до нового маршруту на роботу (інтерфейсу й логіки).

Багатьма українськими програмами (зокрема BAS) пропонуються спеціальні інструменти для «переїзду» з 1С. Можна перенести довідники, залишки, бухгалтерські документи. Часто цим займаються фахівці з упровадження, але і звичайні бухгалтери з цим справляються, особливо якщо програма вже знайома.

А що робити тим, хто нічого не розуміє в програмах?

Не кожен підприємець або директор повинен бути програмістом або бухгалтером. Це зрозуміло і нормально. Головне – розуміти суть завдання: вибрати надійну, законну і відповідну для свого бізнесу систему.

Якщо ви сумніваєтеся, варто:

1. Поговорити з бухгалтером – чим він користувався, що йому зручно.
2. Попитати в колег – що вони вибрали.
3. Звернутися до фахівців з автоматизації. Вони порадять рішення під ваш конкретний випадок.

То що ж вибрати?

Висновок: нове – не означає страшне

Перехід з 1С – це не покарання, а можливість. Можливість позбутися залежності від країни-агресора, підвищити безпеку, працювати на сучасних українських рішеннях.

Так, перехід вимагає часу і деяких зусиль. Але сьогодні в Україні є з чого вибрати, і є фахівці, які допоможуть.

Найголовніше – не затягувати. Продовжувати працювати на забороненій програмі – це і ризик, і юридичні наслідки, і гальмування для бізнесу.

А сучасне програмне забезпечення – це не тільки законно, а й зручно, ефективно та по-українськи.