Оцінка офісної техніки – послуга, яка найчастіше буває затребувана у рамках проведення процедури переоцінки вартості основних засобів підприємств. Оргтехніка з точки зору оцінювача має досить багато специфічних особливостей. Саме про них ми і поговоримо в цій статті.
Потрібно сказати, що визначення вартості активів, які відносяться до офісного обладнання, комп’ютерної техніки та мобільних телефонів, частіше всього проводиться для цілей бухгалтерського обліку при продажу майна. Багато великих підприємств, особливо міжнародні компанії, мають практику періодичного продажу деяких видів обладнання тим співробітникам, які на них працювали. Найчастіше мова йде про продаж ноутбуків і смартфонів їхнім користувачам через кілька років експлуатації. Адже, дійсно, такі “особисті” речі, як смартфон навряд чи зручно і правильно буде передати у користування новому працівнику після звільнення колишнього користувача. Схожа ситуація спостерігається не тільки з мобільними телефонами, але і з ноутбуками та іншими персональними гаджетами.
Про що тут йдеться:
Оцінка вартості офісної техніки
2. Персональні комп’ютери та системні блоки
4. Багатофункціональні пристрої: принтери, сканери, копіри
5. Сервери, NAS та мережева інфраструктура
Оцінка вартості офісної техніки
Під офісною технікою замовники зазвичай мають на увазі так звану «оргтехніку». До речі, багато з нас неодноразово чули це слово, але не всі правильно розуміють його значення.
Оргтехніка – скорочення від двох слів: організаційна техніка. Тобто будь-яке обладнання, призначене для спрощення, автоматизації та прискорення виробничих процесів в офісі. До оргтехніки не відносять верстати та виробничі лінії, а лише офісне обладнання.
Основні види офісної техніки:
- Стаціонарне комп’ютерне обладнання: системні блоки, монітори.
- Ноутбуки.
- Копіювальна та друкуюча техніка: копіри, принтери, сканери, мультифункціональні пристрої.
- Засоби зв’язку (комунікаційне обладнання): смартфони, ip-телефони, факси.
- Мережева інфраструктура: маршрутизатори, комутатори, різноманітні сервери та пристрої для об’єднання комп’ютерної техніки підприємства в єдину мережу.
Як і у випадку з визначенням вартості обладнання інших типів при проведенні оцінки офісної техніки нам необхідно отримати від замовника перелік активів, з якими потрібно працювати. У цьому списку по кожному об’єкту повинні бути вказані моделі, первісна вартість (зазвичай рівна ціні придбання) і дата постановки на баланс.
При формуванні списку зверніть, будь ласка, увагу на персональні комп’ютери, що входять до складу основних засобів. Вірніше на їх основну частину – системні блоки. Справа в тому, що на відміну від інших видів офісної техніки, такі активи не мають чітко визначеної моделі. Тому ми просимо в переліку-завданні на оцінку вказати їхні основні характеристики.
1. Оцінка офісних ноутбуків
Офісні ноутбуки — одна з найчастіших категорій техніки, яку оцінюють підприємства для продажу працівникам. Ця ситуація виникає майже в кожній компанії: техніка вже не нова, але ще працює; з балансу її списувати зарано, а «новому старому» власнику вона знайома і зручна. Щоб усе було оформлено правильно — потрібна незалежна оцінка ринкової вартості.
Вартість ноутбука залежить від кількох ключових чинників:
- Модель і виробник. Бізнес-серії від Lenovo, HP, Dell тримають ціну краще, ніж бюджетні моделі з гіпермаркетів.
- Рік випуску. Якщо пристрою понад 5 років — вартість істотно падає, навіть якщо він в ідеальному стані.
- Технічні характеристики. Процесор, оперативна пам’ять, тип і об’єм накопичувача (SSD або HDD), розмір екрану — усе це враховується при оцінці.
- Загальний стан. Сліди використання, зношена клавіатура, пошкодження корпусу, заряд акумулятора — усе це впливає на ринкову ціну.
Інколи підприємства турбуються, що техніка має подряпини чи слабкий акумулятор. Але в контексті продажу “вживаного” це нормально. На ринкову ціну більше впливає саме технічна придатність: якщо ноутбук завантажується, не зависає, працює без перегріву — він має ціну. Натомість дрібні потертості чи відсутність оригінальної зарядки можуть і не вплинути суттєво.
Щоб визначити реальну вартість, оцінювач переглядає десятки оголошень про продаж аналогічних моделей на платформах на кшталт OLX, Prom.ua чи Rozetka. Враховується не тільки ціна, а й технічний стан, рік випуску, комплектація. У підсумку вдається знайти об’єктивну цифру, яка відповідає ринку. Це зручно: бухгалтер має чітке обґрунтування, а працівник бачить, що ноутбук продається за реальною ціною, за яку купують такі моделі вживаними.
Менеджер працював із ноутбуком чотири роки — з ним він їздив у відрядження, проводив презентації, звик до клавіш і навіть наклеїв наклейки. Коли компанія оновила техніку, йому запропонували викупити старий ноутбук. Для оформлення бухгалтеру потрібна була незалежна оцінка. Ми проаналізували понад 30 оголошень на OLX, врахували модель, стан батареї та корпусу, і сформували реальну ціну. Усі залишились задоволені: працівник отримав свій “рідний” ноутбук дешевше, ніж новий аналог, а компанія — офіційно зафіксований дохід від реалізації активу.
2. Персональні комп’ютери та системні блоки
Стаціонарні комп’ютери — це «серце» багатьох офісів, особливо в компаніях, де потрібна потужність для складних програм або роботи із великими файлами. Такі ПК використовують роками, передаючи між відділами або філіями. І ось тут виникає важливе питання: як оформити таку передачу офіційно, щоб бухгалтерія не мала проблем із податковими органами та внутрішнім обліком?
Для цього потрібно точно знати поточну ринкову вартість кожного системного блоку. У більшості підприємств парк комп’ютерної техніки представлений системними блоками, зібраними з комплектуючих вже в Україні. У таких збірках комплектуючі підбираються індивідуально під завдання замовника, тому як таких моделей комп’ютери не мають. Ясності немає з навіть фірмовими системними блоками таких світових виробників як Hewlett Packard або Dell. Обладнання цих брендів, як відомо, найбільш поширене на українському IT-ринку. Під одним найменування моделі може бути ціла лінійка різних комп’ютерів з істотно відмінними характеристиками. І, відповідно, різною ринковою вартістю.
Для визначення вартості комп’ютера нам необхідно знати такі основні параметри:
- Модель центрального процесора.
- Кількість встановленої оперативної пам’яті.
- Обсяг і тип (hdd або ssd) жорсткого диска.
Без незалежної оцінки неможливо підтвердити справедливу вартість, за якою передається техніка. А це може призвести до питань у разі перевірки або аудиту. Оцінка допомагає вчасно зафіксувати, скільки коштує комп’ютер зараз, а не за ціною покупки 5 років тому.
У компанії з кількома офісами вирішили оптимізувати роботу і перерозподілити комп’ютери між філіями. Замість купівлі нового обладнання частину системних блоків передали у віддалені підрозділи. Для оформлення акту передачі бухгалтерія замовила оцінку кожного ПК. Експерт порівняв характеристики, врахував стан і визначив вартість. Завдяки цьому документація була бездоганною, а керівництво впевнене в прозорості процесу.
3. Монітори та дисплеї
В назві розділу ми використовуємо «Монітори та дисплеї», адже це не одне й те ж саме. Монітор — це зовнішній екран, який підключається до комп’ютера і служить основним пристроєм виведення зображення. А дисплей — більш загальний термін, який включає не лише монітори, а й екрани ноутбуків, планшетів, смартфонів і навіть сенсорні панелі. У контексті оцінки офісної техніки важливо розуміти цю різницю, бо вартість і характеристики зовнішнього монітора можуть сильно відрізнятися від вбудованого дисплея ноутбука або сенсорного екрану, що також потребує окремої уваги при оцінці.
Монітори — невід’ємна частина робочого місця, і вони заслуговують окремої уваги. Основний фактор, що впливає на вартість монітора — це розмір його діагоналі. Зазвичай більший екран коштує дорожче, адже забезпечує кращий комфорт і зручність роботи.
Але не лише діагональ формує ціну. Важливу роль відіграє тип матриці: IPS-екрани пропонують кращу передачу кольору та кути огляду, тоді як TN чи VA — більш бюджетні, але з меншими кутами огляду і контрастністю. Бренд теж має значення — монітори відомих виробників, таких як Dell, LG чи Samsung, тримають ціну краще, ніж моделі менш відомих брендів.
Окрім базових параметрів, на вартість можуть впливати додаткові функції, які роблять монітор більш універсальним або зручним. Наприклад, сенсорний екран дозволяє взаємодіяти з зображенням безпосередньо дотиком, що дуже цінують у певних сферах. Вбудовані динаміки, регульована підставка, підтримка кронштейнів VESA — все це також підвищує вартість пристрою.
Під час інвентаризації або переоснащення офісів, коли монітори передають співробітникам як власне користування або продають, бухгалтерії важливо мати об’єктивну оцінку. Це дозволяє уникнути питань у контролюючих органах і правильно оформити документи.
Під час оцінки партії моніторів бухгалтерія помітила, що один з них значно дорожчий за інші, хоча бренд і діагональ були однаковими. З’ясувалося, що цей монітор оснащений сенсорним екраном — функцією, яка суттєво підвищує його вартість. Завдяки оцінці бухгалтерія змогла обґрунтувати різницю у ціні і правильно оформити передачу обладнання.
4. Багатофункціональні пристрої: принтери, сканери, копіри
Багатофункціональні пристрої (МФУ), професійні принтери та великоформатні сканери — це техніка, якою зазвичай користуються великі та серйозні компанії. Такі пристрої коштують чимало, мають складну конструкцію і вимагають регулярного обслуговування. Але у цих компаній, як правило, немає потреби купувати б/у професійне обладнання — вони віддають перевагу новим моделям з гарантією. Через це ринок вживаних професійних БФП або, наприклад, кольорових лазерних принтерів формату А3+ досить обмежений.
У бюджетному сегменті інша проблематика. Часто вартість заміни картриджів, особливо кольорових лазерних, може сягати половини або навіть більше вартості самого принтера. Тому на об’єктивну вартість пристрою суттєво впливає залишок ресурсів розхідників, що зазвичай неможливо точно визначити. Проте, звісно, є й моделі, картриджі для яких можна бюджетно та швидко заправити навіть власними силами.
Через ці особливості багатьом підприємствам вигідніше здати старі МФУ в сервісні центри на запчастини, ніж намагатися продати пристрій як є. У свою чергу такі нюанси створюють певні складнощі при оцінці та реалізації багатофункціональної техніки.
Передача або продаж оргтехніки співробітникам — явище рідкісне. Бухгалтери частіше замовляють оцінку, щоб документально підтвердити реальну вартість перед тим, як здати обладнання на запчастини або офіційно списати.
У поліграфічної компанії довго не виходило продати кольоровий лазерний принтер — пристрій був дорогим, але на вторинному ринку не користувався попитом. Вирішили зібрати комерційні пропозиції від кількох сервісних центрів, які були готові викупити принтер на запчастини. Оцінювач зробив офіційний звіт, у якому врахував ці пропозиції і додав їх до документу. Завдяки цьому підприємство офіційно продало техніку сервісному центру, який запропонував найвигідніші умови. Всі документи були у порядку, а бухгалтерія отримала підтвердження справедливої вартості активів.
5. Сервери, NAS та мережева інфраструктура
Сервери — це, по суті, серце корпоративної IT-інфраструктури. На відміну від офісних комп’ютерів, їх не видно на столах, але без них не працюватимуть великі корпоративні мережі. Головна вимога до серверного обладнання — не стільки потужність, стільки надійність. Саме тому ринок б/у серверів в Україні практично не розвинений. Більшість компаній не ризикує встановлювати в себе те, що вже відпрацювало кілька років в іншому середовищі. Особливо, якщо це критичне обладнання для бухгалтерії, логістики чи роботи інтернет-магазину.
У цьому ж контексті часто згадується поняття NAS (Network Attached Storage) — мережеве сховище, яке поєднує в собі функції сервера та файлового архіву. Зовні — це просто “коробка із дисками”, але для офісу з великою кількістю працівників вона виконує роль безпечного місця для зберігання та резервного копіювання важливих документів, бухгалтерських баз, фото- і відеоархівів.
Мережеве обладнання — ще одна категорія, яка потребує особливого підходу. Зокрема, ми регулярно отримуємо запити на оцінку маршрутизаторів Cisco. І це окрема історія. На їх вартість впливає не лише модель і дата випуску, а й набір встановлених ліцензій. Буває, що зовні однакова “залізяка” коштує у три-чотири рази дорожче тільки через розширений функціонал — наприклад, підтримку VPN, розширеної маршрутизації або системи виявлення загроз. Це потрібно враховувати при будь-яких передачах, інвентаризаціях або аудитах.
Серверне та мережеве обладнання — окрема категорія офісної техніки. Його важко продати на вторинному ринку: апаратура часто має вузьке призначення, займає багато місця, споживає чимало електроенергії (проблема під час блекаутів), а найголовніше — швидко морально застаріває. Тому великі компанії часто передають таку техніку у вигляді благодійної допомоги: наприклад, навчальним закладам або некомерційним організаціям.
Один із профільних навчальних закладів, де готують майбутніх програмістів та ІТ-спеціалістів, отримав у подарунок від великої міжнародної компанії старий сервер разом із NAS-сховищем. Щоб легально оформити передачу техніки, бухгалтери звернулись до нас за незалежною оцінкою, яка врахувала вартість обладнання, жорстких дисків, мережевих карт і навіть ліцензії на операційну систему. Звіт був зроблений у двох екземплярах для двох сторін угоди – компанія списала, а університет поставив майно на баланс за його справедливою вартістю.
6. Мобільні пристрої: смартфони та планшети
Службові гаджети — це не лише засіб комунікації чи робочий інструмент, а й доволі ліквідний актив. Смартфони та планшети швидко втрачають бухгалтерську вартість, але довго залишаються затребуваними на вторинному ринку. Після завершення амортизації керівники підприємств часто ухвалюють логічне рішення — запропонувати такі пристрої на викуп працівникам, які ними користувалися. І це найрозумніший варіант.
Як і у випадку з ноутбуками, саме поточний користувач найчастіше готовий заплатити за техніку більше, ніж хтось сторонній. Він добре знає, що саме з цим смартфоном або планшетом: як працює батарея, чи є потертості, чи все справно всередині. Йому не потрібно нічого перевіряти або “придивлятися”. Крім того, це економить і час, і зусилля компанії — не треба розміщувати оголошення, вести перемовини з незнайомими людьми чи боятися, що хтось спробує “поторгуватися до сліз”.
Також це безпечніше, ніж продавати техніку невідомим людям: при викупі працівником усе оформлюється офіційно, із залученням бухгалтера і незалежного оцінювача, щоб не виникло жодних претензій — ані з боку податкової, ані з боку самого працівника. Завдяки акту оцінки легко обґрунтувати, чому саме така сума була встановлена, навіть якщо техніка вже повністю амортизована й на балансі має залишкову вартість у 1 гривню.
Найкраще на вторинному ринку продаються iPhone. Моделі Apple мають стабільний попит навіть через 4–5 років після випуску. У них добре підтримується програмне забезпечення, і підлітки охоче користуються такими телефонами. Із Samsung ситуація складніша: пристрої втрачають ціну швидше, особливо моделі середнього класу. А ось смартфони інших брендів (особливо маловідомих) часто продаються довго, з торгом і лише за ціною нижчою за очікувану. Тому саме iPhone найчастіше викуповують самі працівники, і це вигідно всім сторонам.
Бухгалтер звільнилась з компанії після трьох років роботи. За цей час вона користувалась службовим iPhone. Коли постало питання, що з ним робити, вирішили запропонувати викуп за оціночною вартістю. Телефон уже повністю амортизований, але працює справно, і бухгалтер забрала його для доньки-підлітка. Тепер вона має знайомий і перевірений гаджет, а підприємство списало вже непотрібний актив без зайвих проблем.
7. Інше офісне обладнання та меблі
Коли мова заходить про офісну техніку, зазвичай уявляють комп’ютери, принтери або сканери. Але насправді офісний інвентар значно різноманітніший. Сюди входять не лише основні пристрої, а й так звані допоміжні: проектори для презентацій, обладнання для відеоконференцій, аудіосистеми, маршрутизатори, серверні стійки, комутатори, джерела безперебійного живлення тощо. Усе це часто працює у фоновому режимі, але є важливим активом компанії — і саме тому має бути належним чином враховано в бухгалтерії.
Окрема тема — офісні меблі. Столи, крісла, тумби, шафи, стелажі, модульні перегородки — усе це може здаватися «другорядним», поки не доводиться рахувати. Одна шафа може коштувати небагато, але коли їх у компанії десятки, а ще додаються ергономічні крісла, спеціальні столи під техніку або навіть дизайнерські меблі для приймальні, загальна вартість може вийти в сотні тисяч гривень.
Іноді межа між меблями та технікою взагалі стирається. Наприклад, серверна шафа — це одночасно і меблі, і обладнання, що забезпечує інфраструктуру. Або спеціальні тумби під офісну техніку, які мають кабельні канали, замки, вбудовану вентиляцію — формально це меблі, але функціонально вони є частиною технічного комплексу.
ІТ-компанія вирішила перейти на гібридний формат роботи: більшість співробітників стали працювати з дому, а офіс переїхав до меншого приміщення. У зв’язку з цим керівництво прийняло рішення продати частину меблів та обладнання. До нас звернулися, щоб оцінити все майно, яке виводилося з обігу: 12 офісних крісел, 8 столів, проєктор, конференц-мікрофони, модульні шафи, тумби для оргтехніки, а також два сервери та маршрутизатор Cisco. Ми провели незалежну оцінку кожної одиниці майна, врахували технічний стан, термін експлуатації, попит на вторинному ринку. Це дало змогу не лише прозоро сформувати ціну для продажу, а й грамотно закрити всі бухгалтерські операції без ризику виникнення з боку податкової.
Ми чекаємо на Вашу заявку!
Отже, якщо Вам необхідно провести оцінку основних засобів і, зокрема визначити ринкову вартість офісної техніки, Ви зайшли за адресою! Будь ласка, сформуйте перелік майна і відправте його нам. Ми проаналізуємо обсяг роботи, уточнимо відсутню інформацію, вникнемо в деталі і зробимо Вам вигідну комерційну пропозицію.
